Att implementera ett affärssystem handlar inte bara om att mappa processer eller flytta data. För att ett system ska bli en naturlig och värdefull del av vardagen krävs något mer: en användarupplevelse som känns enkel, logisk och relevant. Vi pratade med vår kollega Freja Borgemo, affärskonsult inom M3, om hur man gör M3 mer användarvänligt – och varför det är så viktigt att tänka på just det.
”Användare ska inte behöva läsa en manual eller fråga en kollega för att förstå systemet. Det ska vara självklart var man hittar det man behöver.”
Det är ett tydligt mål, men inte alltid enkelt att nå. Särskilt inte i ett så omfattande och kraftfullt system som M3. Därför behöver användarvänlighet vara med från början – inte som en punkt på slutet.
Vad betyder användarvänlighet i M3 – i praktiken?
När Freja får frågan vad användarvänlighet faktiskt innebär för M3-användare i dag, handlar det om tydlighet och igenkänning.
”Det börjar med att man satt sin egen prägel på M3. Det betyder att man har gemensamma standarder på menyer, genvägar och personaliseringar. Det gör gränssnittet lätt att förstå – oavsett vilken roll man har.”
En tydlig arbetsyta med ett fåtal, väl utvalda widgets kan räcka långt. Istället för att lägga tid på att klicka sig fram i menyer, ska användaren landa direkt i en miljö där den viktigaste informationen redan är synlig.
”Målet är att användare snabbt ska se vad som behöver göras. Kanske en order som blivit försenad, ett fält med fel värde eller ett flöde som stannat upp. Den typen av information ska inte kräva att man letar – den ska synas direkt.”
Bra arbetsytor är inte nischade – de är smarta
Ett vanligt antagande är att varje roll behöver sin egen arbetsyta. Men enligt Freja handlar det mer om att tänka gemensamt och utgå från hur verksamheten faktiskt jobbar.
”Jag förespråkar att alla har en delegerad arbetsyta som man landar på när man loggar in. Den behöver inte vara unik för varje roll – men den ska vara relevant.”
Med hjälp av widgets som M3 meny och Övervakning av M3-information kan arbetsytan konfigureras så att användaren direkt får tillgång till de viktigaste programmen och en överblick över det som behöver hanteras. Genom att dessutom placera liknande menyer i en insiktsgrupp slipper användaren hoppa mellan olika vyer.
Så använder vi genvägar och villkorsstyrda format
Två verktyg som ofta gör stor skillnad i vardagen är Genvägar och Villkorsstyrda format.
”Genvägar hjälper till att guida användaren genom en process. Man kan till exempel skapa rubriker som visar stegen i ett arbetsflöde, vilket gör det lättare att förstå vad som ska göras i vilken ordning.”
Villkorsstyrda format handlar om att visualisera viktig information genom färg, symboler eller textförändringar.
”Ett enkelt exempel är att rödmarkera ett datumfält om en order är försenad. Eller att visa statusbeskrivningar med färgade symboler. Det är små detaljer som gör att du fångar upp det som är viktigt – direkt i vyn.”
Standarder + återkoppling = långsiktig effekt
För att uppsättningarna ska hålla över tid krävs struktur. Freja rekommenderar att man redan från början sätter upp gemensamma standarder för hur arbetsytor och personaliseringar ska byggas.
”Det kan handla om att meny-widgeten alltid placeras till höger, eller att genvägsmenyer alltid har funktionsnamnet som rubrik. Sådana detaljer ger en enhetlig känsla – vilket gör det lättare att använda systemet oavsett vilken del man jobbar i.”
Men det räcker inte att sätta en standard – den måste också vidareutvecklas. Därför är det viktigt att ha rutiner för att samla in återkoppling från användarna.
”Med tiden förändras verksamheten. Och Infor släpper ständigt nya funktioner. Därför behöver någon ha koll på versionssläpp, och man behöver ha en struktur för att samla förbättringsförslag. Det kan vara en portal eller bara en enkel rutin – huvudsaken är att det fångas upp.”
Användarvänlighet kan vara det som gör skillnaden
När man pratar om lyckade implementeringar nämns ofta teknik, budget och projektledning. Men ibland är det de små detaljerna i användargränssnittet som gör störst skillnad.
”Det har hänt flera gånger att jag nämnt en funktion som kunden inte kände till – och så plötsligt får de ett helt nytt sätt att se på systemet. De ser nya möjligheter, nya arbetssätt. Det är häftigt.”
Att skapa ett användarvänligt M3 kräver lite arbete – men det lönar sig. Både i form av effektivare arbetsflöden och gladare användare.
