Varför är mobilitet i ERP system som Infor M3 viktigt?
Idag har de flesta med sig sin mobil nästan överallt och det är nog inte att ta i å säga att om du åker någonstans utan den, så känner du dig lite naken. Mobilen gör att du är tillgänglig nästan oavsett var du är, all världens information är bara några klick bort och det går dessutom snabbt att få fram den.
För många är mobilen ett så viktigt personligt verktyg att de inte klarar sig utan den. När man kommer till arbetsplatsen däremot, så är det förvånansvärt många företag som idag inte nyttjar detta verktyg.
De flesta medelstora till stora företag har idag någon form av ERP (Enterprise Resource Planning) mjukvarusystem där viktig information sparas och används för att effektivisera och optimera olika affärsprocesser. För att använda dessa system så sitter man oftast vid någon dator som vid många tillfällen är låst till en specifik plats. Till exempel ens kontor.
Genom att integrera mobilen mot ERP-systemet så får personalen möjlighet att komma åt företagsdata och funktioner var som helst, när som helst. De kan utföra sina arbetsuppgifter från sina mobila enheter, och minskar därmed förlorad tid och ökar produktiviteten.
Det blir även möjligt att få realtidsinformation om olika aspekter som lager, försäljning och produktion och man kan lättare fatta informerade beslut baserat på aktuell data.
Utmaningar med mobilitet idag
Att få till mobilitet i ERP-system som Infor M3 innebär en del utmaningar. Först och främst är användarvänligheten ofta begränsad när det kommer till mobilen. Vidare är långa laddningstider och sega gränssnitt vanligt förekommande. När kritisk och känslig data skall exponeras ut till mobila enheter är det även viktigt att noga tänka igenom säkerheten på hur företagets data skyddas.
Slutligen är bristen på fullständig mobilanpassning i många ERP-system, inklusive Infor M3, en utmaning som begränsar möjligheterna för effektiv och smidig användning av systemet på mobila enheter.
Mitt namn är Jon Martin Mikalsen och har sedan 2013 jobbat som utvecklare och IT-konsult på Navcite. Mitt främsta fokusområde är utvecklingen av vår mobilitetslösning som vi skräddarsyr och integrerar mot olika ERP-system. Däribland Infor M3 och Microsoft Business Central. Jag har bland annat arbetat med att ta fram mobilitetslösningar för flera företag som jobbar mot lager, underhåll, tillverkning och projekt.
På Navcite är vårt fokus (bland annat) att hjälpa bolag att maxa sin ROI med hjälp av Infor M3.
Vid införande av mobilitet i till exempel M3 så finns det flera viktiga faktorer att överväga för att komma runt ovan nämnda utmaningar. Här är fyra centrala aspekter som jag tycker är bra att ha i åtanke:
- ERP vs skräddarsydd applikation för att skapa mobilitet
- Användarvänlighet och flexibilitet
- Prestanda
- Säkerhet
1. ERP vs skräddarsydd applikation för att skapa mobilitet
Som tidigare nämnt har endast vissa (inte alla) ERP-system anpassat sina webbgränssnitt för att vara möjlig att använda på mobila enheter. Alternativt så erbjuder de en egen applikation för iOS och Android. På så sätt kan du komma åt de funktioner som systemet erbjuder, direkt i mobilen. Med det sagt betyder det inte att det alltid är så lätt att använda.
Även om allt är tillgängligt i mobilen så måste man fortfarande gå igenom gränssnitten som krävs för att utföra en uppgift. Något som i vissa fall kan innebära massa klickande med navigeringar fram och tillbaka till undermenyer och funktioner. Inte så lätt alla gånger.
Om man använder applikationer som är skräddarsydda för specifika uppgifter (alltså mer mobila) så är processen oftast mer strömlinjeformad och lättare att använda. Då ligger fokuset på det som skall göras i den specifika uppgiften. Man presenteras bara med den information som behövs för att ta rätt beslut, och har bara valmöjligheter som är relevanta för arbetet. Slutresultatet blir en betydligt mer effektiv process.
Infor M3 saknar ett fullt mobilanpassat webbgränssnitt, vilket kan göra det svårt att navigera i systemet på mobila enheter. Systemets omfattning kan ibland tyckas överväldigande, exempelvis när lagerpersonal behöver registrera tid eller hantera lageruttag. Det är därmed nödvändigt med utbildning för att kunna använda systemet effektivt.
2. Användarvänlighet och flexibilitet
När ett företag ska införa en mobilitetslösning är det viktigt att processen är enkel. Användarvänlighet är nyckeln för att snabbt komma igång utan behov av lång och komplicerad utbildning. Eftersom anställda ofta redan förstår sina arbetsprocesser, bör en mobilitetslösning göra deras arbete smidigare – inte mer komplicerat.
Genom att erbjuda klara alternativ, enkla förklaringar och just rätt mängd information kan användare snabbt börja använda lösningen. Dessutom är det en stor fördel om mobilitetslösningen låter företag skräddarsy gränssnittet efter olika behov. Detta underlättar användningen och gör att företag effektivt kan anpassa systemet efter sina unika processer och krav.
Bilden nedan är ett exempel på en användarvänlig meny i en lagerapplikation, där det är tydligt för anställda vad de ska göra och funktionerna är anpassat efter ett bolags specifika behov.
3. Prestanda
En aspekt som flera mobilitetslösningar ofta inte helt lyckas med är prestanda. En smidig och responsiv användarupplevelse är avgörande för att en ska kunna arbeta effektivt och utan frustration. Långa laddningstider eller sega gränssnitt leder ofta till förluster i produktiviteten och ger en negativ inverkan på användarnas engagemang till att använda lösningen.
En bra fråga som inte nödvändigtvis har något konkret svar är: Hur länge är det rimligt att behöva vänta på att informationen skall läsas in i en mobilapplikation?
Vissa processer kanske det behövs en stor mängd data för att fatta rätt beslut, då kanske det är ok att det tar lite längre tid att hämta in den. En enklare sökning efter en specifik plocklista eller inköpsorder borde däremot inte ta lång tid.
Testa prestandan i ditt företags lösning och hör runt bland de anställda om det är något det har reagerat på eller påverkat deras arbete.
4. Säkerhet
Eftersom mobilitet innebär att företagsdata och potentiell känslig information kan vara tillgänglig utanför företagets nätverk, så är det avgörande att prioritera säkerheten.
Mobilitetslösningar skall ha robusta säkerhetsåtgärder för kryptering av data och ha möjligheten att hantera användarbehörigheter för access till systemen.
Så, vilka är möjligheterna för att använda Infor M3 mobilt?
För närvarande erbjuder Infor ingen direkt användbar lösning för Infor M3 i mobilen. Man kan visserligen öppna systemet på en mobil webbläsare men gränssnittet är inte optimerat för detta. Det finns en app, Infor GO, tillgänglig för både iOS och Android, men den är inte specifikt utvecklad för M3-användning.
För mobila behov i M3 så erbjuder Infor två olika lösningar, en som kallas Infor Factory Track och den andra Infor Mobility for Field Service. Dessa låter användare skapa anpassade vyer för specifika uppgifter och kan effektivt hantera streckkodsskanning. Även om dessa alternativ erbjuder viss flexibilitet för mobila användare, finns det begränsningar gällande prestanda och användarvänlighet.
Eftersom Infor M3 har en bit kvar när det kommer till mobilitet kan du behöva överväga att koppla på en tredjepartslösning för att väga upp. Detta i sig behöver inte vara ett så stort projekt, då många tredjepartslösningar för mobilitet är anpassade för Infor M3. Ett av dem är Navcite med vår mobila plattform kallad ProApps.
Hör mer än gärna av dig till mig för att prata mobilitet och hur vi får till det i ditt ERP system, Infor M3 eller annat.
