Så fixar ni en bra användarupplevelse i Infor M3

Användarupplevelse är kanske det viktigaste du bör fokusera på om du vill få ut maximalt av satsningen på ett affärssystem som Infor M3. För om systemet inte används eller används felaktigt tappar det sitt värde.

Jag heter Jens Kleist och har jobbat som affärskonsult i 12 år och har under den tiden arbetat som lösningsansvarig för användargränssnitt i ett 20-tal projekt och jobbar även idag med Infor runt användargränssnittsutveckling. Ett av mina senaste uppdrag var implementation av underhåll och förrådshantering i Infor M3 Cloud och där togs ett helhetsgrepp om processerna utifrån användarupplevelsen. Fokus låg på att det skulle vara enkelt att navigera, att få viktig information till sig utan att behöva leta, när man väl behöver leta skulle det vara enkelt att söka och hitta information samt att det skulle vara enkelt att utföra de arbetsuppgifter som rollen krävde.

På Navcite är vårt fokus (bland annat) att hjälpa bolag att maxa sin ROI med hjälp av Infor M3.

Det är egentligen självklart. Enkla, lättförståeliga processer minskar utbildningsinsatser, bidrar till att processer efterlevs, att det går att lita på data som sen ska analyseras och vara beslut för förbättringar, ja listan kan göras rätt lång.

Hur går man i praxis till väga då? När det gäller användarvänlighet i affärssystem brukar jag dela upp det i två delar. Den första delen handlar om att processerna i affärssystemet måste spegla hur processerna ser ut i verkligheten. Då behöver man såklart ha den bilden klar för sig, vilket inte alltid är en självklarhet. Hur ser processen egentligen ut från början till slut? Återspeglar stegen som ska utföras i systemet de aktiviteter som sker i verkligheten? Vilka är de olika rollerna som har ett intresse i processen? Vem är utförare? Vem är intresserad av resultatet av processen?

Den andra delen handlar om att göra det enkelt att köra processerna. Rent krasst är det ju så att, är det svårt blir det fel.

Infor har under en tid gjort, och fortsätter att göra, stora satsningar på användarvänlighet i och runt M3. Målet är tydligt, man vill skapa världens mest användarvänliga affärssystem. Med de verktyg som redan finns och den roadmap man har i och runt M3, tror jag att det är möjligt. Häng med till slutet så delar jag några konkreta tips från Infors verktygslåda.

 

Förstå era processer och ta in dem i affärssystemet

Som jag skrev innan är det absolut ingen självklarhet att man har hela bilden med alla processer klar för sig. Därför behöver du börja med att kartlägga dem för att sedan få in dem i affärssystemet så att det speglar verkligheten i så hög utsträckning som det behövs.

 

Kartlägg processerna

Rita upp processerna från början till slut. Det behövs både det verkliga perspektivet och systemperspektivet. Det bör ju vara samma men det är inte alltid det är så. Tydliggör vem eller vilken roll som utför arbetsuppgifter. Dokumentera ner vilken information som är viktig för intressenter som är delaktiga i processen men också information som är viktig för intressenter som inte är direkt delaktiga i processen. Exempel kan vara KPIer men också begrepp som måste vara sökbara i olika lägen, eller rapporter som kanske sammanställts helt manuellt eller semimanuellt i excel vid sidan av. Finns det administrativt tunga delar notera ner det.

 

Låt affärssystemet spegla verkligheten

Denna del är ju ett resultat av att man i processkartläggningen hittat avvikelser mellan hur processen ser ut i praktiken mot hur den körs i systemet. Det kan bero på många saker exempelvis att processen har ändrats i verkligheten men inte hängt med systemmässigt eller att processen inte designats utifrån det verkliga läget av någon anledning. Det kan såklart vara motiverat men för att det ska vara enkelt för den som är utförare i en process bör det vara samklang mellan det som händer i verkligheten och de arbetsuppgifter som måste utföras i systemet.

Analysera huruvida det går att sudda ut differenserna eller göra skillnaderna mindre på något sätt. Kanske går det bara att ändra processen eller kan man automatisera något i bakgrunden som gör att det för den som kör processen upplevs att den systemmässigt är samma som i verkligheten.

 

Gör det enkelt att köra processerna

Den här delen syftar till att göra det enkelt och intuitivt att utföra sina arbetsuppgifter i sin roll.
Här bör man titta på Infors hela verktygslåda av hjälpmedel som kan underlätta användarupplevelsen. Konkreta tips på vad man bör göra.

• Definiera rollbaserade startsidor med innehåll som är viktigt för att få en överblick och startpunkt för de olika arbetsuppgifter som är tänkt att man ska utföra i de processer man är inblandad i. I Infors värld pratar vi workspace eller homepage beroende på M3 version. I sin startsida bör man ha en meny som speglar den roll man jobbar i, man bör få en överblick över arbetsuppgifter man ska hantera och vissa arbetsuppgifter bör man kunna utföra ifrån startsidan utan att behöva navigera sig in i M3. Lägg lite tid på att bygga widgetar som erbjuder detta. Här kommer man långt med de standardwidgetar som Infor levererar men det går också att relativt enkel bygga egna widgetar för att underlätta att utföra specifika arbetsuppgifter. Tänk på att widgetar kan köras direkt i mobilen via appen Infor Go.
• I M3 lägg lite tid på att personlisera de funktioner som är viktiga för den roll och de arbetsuppgifter man ska utföra. Ta till alla knep i verktygslådan, egenbyggda genvägar, språkhantering i listor och paneler, statusöversättningar, villkorsstyrda länkar, script, dölj oväsentliga vält osv. Fokusera på kärnprogrammen så man får några få program man alltid kan ha som utgångspunkt när man befinner sig i M3. Tänkt på att försöka hålla en röd tråd i det man gör så att liknande funktioner ser liknande ut så man skapar en igenkänningsfaktor.
• Lägg fokus på att det ska gå att söka upp den information som man varje dag vill kunna hitta. Ta hjälp av möjligheten det finns att starta funktioner från menyn där urvall redan är gjorda, utnyttja enterprise search där det är lämpligt.
• Utnyttja möjligheten att bygga applikationer via Experience Designer och H5 SDK där man ser att det finns extra vinning att ha helt skräddarsydda funktioner.
• Bygg workflows för att inte tappa bort viktiga arbetsuppgifter där flera roller är involverade.

 

Tips från Infors verktygslåda

FACETMI och transaktionen LstFacets för att räkna antalet poster. Kräver at tabellen är indexerad i enterprise search och att det finns definierade facets för det man vill räkna.

Exempel på en widget som visar antalet order per typ.

 

Såhär kör du FACETMI

 

Exempel på bokmärkeslänk ifrån listan som öppnar textblocket på ordern.

Såhär ser bokmärket ut

bookmark?program=MOS100&panel=T&tableName=MMOHED&source=Web&option=2&keys=QHCONO%2C%2CQHFACI%2C%2CQHPRNO%2C
%2CQHMWNO%2C%2C&includestartpanel=false&panelsequence=T&LogicalId=lid://infor.m3.m3

 

Exempelbilder från Infor M3

Workspace for Maintenance Planner

 

 

Personaliserad vy för prioriteringar

 

Experience Designer App – Equipment Master

 

Search and select script

 

Kontakta oss på Navcite om du vill veta mer om användarvänlighet i Infor M3.