Asiakkaan tapaus

Kera Groupin matka liiketoimintayksiköiden virtaviivaistamiseen parempaa raportointia ja työskentelytapoja varten

Kera Group on rakennustuotteiden valmistaja, jonka pääkonttori sijaitsee Orimattilassa Etelä-Suomessa. Painopiste on erilaisissa paloturvallisuutta edistävissä päivänvaloratkaisuissa ja savunpoistojärjestelmissä, kuten savunpoistoluukuissa, kattoikkunoissa sekä erilaisissa koti- ja asumisratkaisuissa, kuten läpinäkyvissä kattorakenteissa, terasseissa ja terassilasituksissa. Yritys toimii Suomessa, Ruotsissa, Virossa, Latviassa, Liettuassa, Puolassa, Norjassa ja Tanskassa, ja jokaisella markkina-alueella on vähintään yksi liiketoimintayksikkö.

Vuodesta 2022 lähtien Kera Group ja Navcite ovat työskennelleet yhdessä uuden ERP-järjestelmän (Enterprise Resource Planning) ja maailmanlaajuisten toimintamallien toteuttamiseksi, jotta eri liiketoimintayksiköiden raportointia ja työskentelytapoja voidaan virtaviivaistaa. Uusi toiminnanohjausjärjestelmä tulee olemaan Microsoft 365 Business Central.
Kera Group

Hanke on vielä kesken, mutta koska jotkin liiketoimintayksiköt ovat jo ottaneet uuden toiminnanohjausjärjestelmän ja uuden työskentelytavan käyttöön, tartuimme tilaisuuteen nähdä, miten asiat etenevät. Juttelimme hallituksen puheenjohtajan Juha Niemisen kanssa hankkeen taustoista, odotuksista ja oppeista omistajan näkökulmasta. Lisäksi juttelimme liiketoiminta-alueen johtaja Winnie Landrokin kanssa käytännön kokemuksista käyttöönotosta.

Juha Nieminen, Kera Group Oy

Juha Nieminen, hallituksen puheenjohtaja, Kera Group Oyj

Mikä sai teidät etsimään uutta toiminnanohjausjärjestelmää?

Eri liiketoimintayksiköillä oli kaikilla erilaiset tavat raportoida ja ylipäätään erilaiset tavat toimia. Halusimme löytää yhteisen "Kera-työskentelytavan", jotta voisimme olla tehokkaampia ja oppia toisiltamme.

Miksi ottaa käyttöön globaalit toimintamallit ja standardoida liiketoimintayksiköiden prosesseja ja toimintatapoja?

Meillä oli haasteita tehokkaan raportoinnin ja myös viestinnän kanssa. Koska meillä oli joskus eri nimiä samoille komponenteille, tehokkaan viestinnän toteuttaminen saattoi olla haastavaa. "Kera-työskentelytapa" on olennaisen tärkeä näiden tarpeettomien esteiden poistamiseksi. Toinen syy toiintamalleihin ja standardointiin on inhimillisten virheiden riskin vähentäminen, toisiemme parempi ymmärtäminen ja synergiavaikutusten hyödyntäminen.

Miksi Business Central?

Meillä oli rajallinen aikaraja valita yksiköillemme parhaiten sopiva ratkaisu, joten teimme tutkimuksen, jossa arvioimme kolmea eri toiminnanohjausjärjestelmää. Business Centralin voitto oli niukka, ja tärkeimmät syyt miksi päädyimme siihen, olivat korkeat pisteet toiminnallisuudesta ja teknologiasta. Se, että Business Central on tunnettu ja laajalti käytetty, on myös lohduttavaa, sillä sen avulla on todennäköisesti helpompi löytää hyvää tukea konsulteilta.

Miksi Navcite kumppanina?

Päätös ottaa Navcite mukaan käyttöönottoprojektiin tehtiin ERP-päätöksen jälkeen. Tässä tapauksessa ulkoinen neuvonantajamme tunsi Navciten, ja näin päätimme otimme yhteyttä. Pidimme siitä, että Navcite tekee tiivistä yhteistyötä asiakkaidensa kanssa ja että sillä on ammattitaitoisia projektipäälliköitä, jotka kommunikoivat hyvin. Meille oli iso bonus, että pystyimme kommunikoimaan suomeksi.

Millaisia tuloksia odotatte 1-3 vuoden kuluttua projektista?

Odotukset ovat korkealla. Haluamme enemmän automatisoituja raportteja, oikeaa tietoa ja raporttien laadun tasaisuutta. Haluamme myös jakaa parhaita käytäntöjä liiketoimintayksikkömme kesken ja hyödyntää synergiavaikutuksia työskentelemällä globaalien toimintamallien kanssa, mitä kutsumme Keran työskentelytavaksi.

 

"Haluamme pienentää yrityksen varastokustannuksia, vähentää raporttien ajamiseen kuluvia työtunteja ja inhimillisiä virheitä."

Loppukommentit meneillään olevasta hankkeesta tähän mennessä, toteutuuko se odotusten mukaisesti - aikataulut, hankkeen hallinta, talousarvio?

Olemme erityisen tyytyväisiä Navciten projektinhallinta- ja ohjausprosessiin. Oikea määrä tietoa, tarkka dokumentaatio ja selkeät ohjeet siitä, mitä resursseja meiltä tarvitaan, ovat erittäin tervetulleita. Päätimme lisätä laajuutta erityistarpeiden vuoksi, mutta hyvän ohjauksen ansiosta se oli ongelmatonta.


Winnie Landrok, johtaja Optilite (osa Kera Groupia)

Kun aloitimme tämän yhteisen matkan, oliko sinulla aiempaa kokemusta Microsoft Business Central on Cloudista?

Ei pilviversiosta. Mutta liiketoimintayksikkömme (Tanska) käytti Navisionin on-premise-versiota aiemmin, kun olimme erillään muista liiketoimintayksiköistä. Business Central on loistava toiminnanohjausjärjestelmä, mutta siinä on niin paljon ominaisuuksia, että opettelemme edelleen.

Koetko päivittäin eroja pilvipalvelussa työskentelyssä?

Ei, en koe. Tiedän, että jos tarvitsisimme etätyötä, voisimme tehdä sen helpommin ja turvallisemmin.

Mitkä ovat globaalin toimintamallin käyttämisen tärkeimmät edut ja haitat?

Ennen käyttöönottoa kävimme paljon keskusteluja siitä, sopiiko globaali malli jokaiseen yksikköön ja oliko se rahan arvoista. Nyt on ehkä liian aikaista sanoa, miten se sujui, koska emme ole vielä ottaneet sitä käyttöön kaikissa liiketoimintayksiköissämme. Mutta omasta puolestamme ja tämänhetkisestä tilanteesta puhuttaessa olemme erittäin tyytyväisiä.

Saimme uuden tuotantomoduulin, jossa voimme tehdä ja nähdä paljon enemmän. Saimme myös moduulin töiden hallintaa varten, joka auttaa meitä suunnittelemaan paremmin ja olemaan tehokkaampia. Tämä on edullisempaa, koska jaamme kustannukset muiden yksiköiden kanssa.

 

"Raporttien vetäminen maailmanlaajuisella tasolla on nyt niin helppoa. Excel-raportit ja ikävä käsityö asioiden kokoamisessa yhteen ovat historiaa."

 

Olimme myös aiemmin huolissamme siitä, että muutosten tekemisestä tulisi hyvin aikaa vievää ja hidasta, kun kaikkien markkinoiden pitäisi olla mukana. Ratkaisumme on ollut perustaa sisäinen työryhmä maailmanlaajuisia ERP-muutospyyntöjä varten.

Mitä mieltä olet BC:n kirjanpito- ja rahoitusosioista? Tärkeimmät vahvuudet ja heikkoudet?

Maksujen ja toimitusten automatisointi on lisääntynyt huomattavasti. Laskujen rekonstruointi ja täsmäyttäminen on helpompaa. Kaiken kaikkiaan tunnistamme kaiken aiemmasta, kun käytimme on-premise-versiota, mutta tietysti meidän on opittava joitakin uusia asioita. Siksi meillä on edelleen lyhyitä säännöllisiä tapaamisia Navciten konsultin kanssa kysymysten esittämiseksi.

 

"Verrattuna siihen, mitä meillä oli aiemmin, se on erilainen, mutta kaiken kaikkiaan sama. Vähemmän manuaalista työtä kuitenkin, ja hyödyt ovat suuremmat kuin uusien asioiden oppimisesta aiheutuva vaiva."

Miten käyttöönotto sujui?

Erittäin hyvin. Konsultit olivat valmistautuneet. Meillä oli joitakin lyhyitä kokouksia ennen käyttöönoton hetkeä, jotta varmistimme, että olimme valmiita ja tiesimme, mihin keskittyä.

Onko kommentteja hankkeen ajankäytöstä?

Aikataulu oli tiukka mutta ei epärealistinen. Ja meille oli menestystekijä se, että teimme tämän meidän sesonkiajan ulkopuolella.

Mitkä ovat mielestäsi Navciten vahvuudet? Missä on parantamisen varaa?

Vahvuutena on ehdottomasti se, että he valitsevat muutamia konsultteja työskentelemään asiakkaan kanssa. Se helpottaa viestintää huomattavasti. Henkilökemiat on myös otettava huomioon, ja meillä oli todella hyvä yhteys yhteyshenkilöömme.

Suosittelisitko Navcitea kenellekään kollegallesi?

Kyllä suosittelisin, koska heidän kanssaan on helppo kommunikoida. He kuuntelevat tarpeita ja keksivät ratkaisuja.

Arvostin myös sitä, että he olivat alusta alkaen hyvin jäsenneltyjä ja pystyivät kertomaan meille, mitä he tekisivät ja mitä he tarvitsisivat meiltä.

Tervetuloa keskustelemaan kanssamme nykyaikaisista liiketoimintajärjestelmistä

Navcite konsultoi, toteuttaa ja ylläpitää ERP-järjestelmiä keskisuurille ja suurille yrityksille eri toimialoilla, kuten valmistuksessa, jakelussa ja projekteissa. Huomaamme, että menestystä saavat ne, jotka onnistuvat muuttumaan aidosti datalähtöisiksi ja pystyvät mittaamaan ja seuraamaan liiketoimintaa, ja siten mukautumaan muutoksiin joustavasti ja vastaamaan markkinoiden vaihteluihin ketterästi.

Ota yhteyttäniin keskustellaan yrityksesi yksilöllisistä tarpeista.