Kundcase

Kera Group effektiviserar affärsenheterna för bättre rapportering och arbetssätt

Kera Group är en tillverkare av byggprodukter med huvudkontor i Orimattila i södra Finland. Fokus ligger på olika dagsljuslösningar och rökutsugningssystem som främjar brandsäkerheten, såsom rökutsugningsluckor och takfönster, samt olika lösningar för hem och bostäder, såsom transparenta tak, terrasser och terrassinglasning. Företaget finns i Finland, Sverige, Estland, Lettland, Litauen, Polen, Norge och Danmark, och varje marknad representerar minst en affärsenhet.

Sedan 2022 har Kera Group och Navcite arbetat tillsammans med att implementera ett nytt affärssystem (ERP, Enterprise Resource Planning) med globala mallar för att effektivisera de olika affärsenheternas rapportering och arbetssätt i allmänhet. Det nya affärssystemet kommer är Microsoft 365 Business Central.

Projektet pågår fortfarande, men eftersom vissa affärsenheter redan har rullat ut det nya affärssystemet och det nya arbetssättet tog vi chansen att kolla läget och se hur det går. Vi pratade med styrelseordförande Juha Nieminen om bakgrund, förväntningar och lärdomar ur ägarens perspektiv. Och vi pratade med affärsområdeschefen Winnie Landrok om de praktiska erfarenheterna av utrullningen.

Vad var det som fick er att börja leta efter ett nytt affärssystem?

De olika affärsenheterna hade alla olika sätt att rapportera och olika sätt att arbeta i allmänhet. Vi ville hitta ett gemensamt "Kera way of working" för att bli mer effektiva och lära oss av varandra.

Varför implementera globala mallar och standardisera processer och arbetssätt för affärsenheterna?

Vi hade utmaningar med effektiv rapportering men också med kommunikation. Eftersom vi ibland hade olika namn på samma komponenter kunde det vara svårt att kommunicera effektivt. ”Kera way of working” är viktigt för att eliminera dessa onödiga hinder. En annan anledning till mallar och standardisering är att minska risken för mänskliga fel, bättre förstå varandra och utnyttja synergieffekter.

Varför Business Central?

Vi hade en begränsad tidsram för att välja den bästa lösningen för våra enheter, så vi genomförde en studie där vi utvärderade tre olika ERP-system. Det fanns en liten marginal till Business Centrals fördel, och de främsta skälen till att välja dem var höga poäng för funktionalitet och teknik. Det faktum att Business Central är välkänt och används i stor utsträckning är också betryggande eftersom det sannolikt blir lättare att hitta bra support från konsulter.

Varför Navcite som partner?

Beslutet att ta med Navcite i implementeringsprojektet kom efter beslutet om affärssystem. I det här fallet kände vår externa rådgivare till Navcite, och det var så vi kom i kontakt med dem. Vi gillade hur Navcite arbetar nära sina kunder och har duktiga projektledare som kommunicerar bra. För oss var det en stor bonus att vi kunde kommunicera på finska.

Vilka resultat förväntar ni er 1-3 år efter projektet?

Förväntningarna är höga. Vi vill ha fler automatiserade rapporter, korrekt information och en jämn kvalitet på rapporterna. Vi vill också dela bästa praxis mellan våra affärsenheter och utnyttja synergieffekter genom att arbeta med de globala mallarna, vilket vi kallar ”Kera way of working”.

”Vi vill ha minskade kostnader för företagets inventarier, färre arbetstimmar som går åt till att ta fram rapporter och färre mänskliga fel.”

Slutkommentarer om det pågående projektet så här långt, levererar vi som förväntat - tidsplaner, projektledning, budget?

Vi är särskilt nöjda med projektledningen och styrprocessen från Navcite. Rätt mängd information, exakt dokumentation och tydliga direktiv om vilka resurser som behövs från oss är mycket uppskattat. Vi beslutade att öka omfattningen för specifika behov, men på grund av bra styrning var det oproblematiskt.

När vi började den här resan tillsammans, hade ni då någon tidigare erfarenhet av Microsoft Business Central on Cloud?

Nej, inte för molnversionen. Men vår affärsenhet (Danmark) hade den lokala versionen av Navision tidigare när vi var separata från de andra affärsenheterna. Business Central är ett bra affärssystem, men det finns så många funktioner och vi håller fortfarande på att lära oss.

Upplever du några skillnader i vardagen när du arbetar i molnet?

Nej, det gör jag inte. Jag vet att om vi skulle behöva arbeta på distans så skulle vi kunna göra det enklare och säkrare.

Vilka är de främsta fördelarna och nackdelarna med att köra på en global mall?

Innan vi rullade ut hade vi många diskussioner om huruvida globala mallar skulle passa alla enheter och om det var värt pengarna. Det kan vara för tidigt att säga hur det gick eftersom vi ännu inte har rullat ut i alla våra affärsenheter. Men när det gäller oss och var vi befinner oss nu är vi mycket nöjda.

Vi har fått en ny produktionsmodul, där vi kan göra och se mycket mer. Och vi fick en modul för att hantera jobb, som hjälper oss att planera bättre och bli mer effektiva. Det här är mer prisvärt eftersom vi delar kostnaden med de andra enheterna.

”Det är så enkelt att ta fram rapporter på global nivå nu. Excel-rapporter och tråkigt manuellt arbete med att pussla ihop saker är historia.”

Vi oroade oss också tidigare för att det skulle bli mycket tidskrävande och långsamt att göra förändringar när alla marknader måste involveras. Vår lösning har varit att inrätta en intern arbetsgrupp för globala förfrågningar om ERP-förändringar.

Vad tycker du om Accounting och Finance delarna av BC? Viktiga styrkor och svagheter?

Det finns mycket mer automatisering i betalningar och leveranser. Det är enklare att rekonstruera och matcha fakturor. Allt som allt känner vi igen allt från tidigare när vi använde den lokala versionen, men vi måste naturligtvis lära oss en del nya saker. Det är därför vi fortfarande har korta regelbundna möten med konsulten på Navcite för att ställa frågor.

”Jämfört med vad vi hade tidigare är det annorlunda, men på det hela taget samma sak. Men det är mindre manuellt, och fördelarna överväger besväret med att lära sig nya saker.”

Hur gick implementeringen?

Mycket bra. Konsulterna var väl förberedda. Vi hade några korta möten innan för att säkerställa att vi var redo och visste vad vi skulle fokusera på.

Några kommentarer om tidsplaneringen för projektet?

Tidsplanen var snäv men inte orealistisk. Och det var en framgångsfaktor för oss att göra detta under vår lågsäsong.

Vad tycker du är Navcites styrkor? Områden för förbättring?

Styrkan är definitivt att de väljer ut ett fåtal konsulter som arbetar med kunden. Det gör det så mycket enklare med kommunikationen. Personkemin är också viktig att ta hänsyn till, och vi fick verkligen bra kontakt med vår kontakt.

Skulle du rekommendera Navcite till någon av dina kollegor?

Ja, det skulle jag, eftersom de är lätta att kommunicera med. De lyssnar på behoven och kommer med lösningar.

Jag uppskattade också att de var väldigt strukturerade från början och kunde berätta för oss vad de skulle göra och vad de behövde från oss.

Välkommen att diskutera moderna affärssystem med oss

Vi på Navcite jobbar med att konsultera, implementera och underhålla affärssystem för medelstora till stora företag som finns inom ett flertal branscher så som tillverkning, distribution, projekt. Vi upplever att framgången kommer till dem som lyckas med att bli data-drivna på riktigt och kan mäta och följa upp verksamheten för att göra snabba justeringar och matcha marknadens svängningar.

Kontakta oss, så pratar vi mer om ditt företags unika behov.