Utnyttja fördelarna med ett modernt affärssystem

ERP-lösningar (Enterprise Resource Planning) eller affärssystem som vi säger på svenska, är en viktig del i framgången för alla företag. Traditionellt består ERP-system av en omfattande uppsättning integrerade programvaruapplikationer som gör det möjligt att hantera verksamhetens kritiska processer, resurser och data i ett centraliserat system.

Olika roller på ett företag har olika utmaningar som ett modernt affärssystem kan avhjälpa. Verksamhetschefen behöver skapa ökad effektivitet och vill därför kunna mäta korrekt, göra snabba och precisa förändringar i kritiska processer och säkra en friktionsfri arbetsmiljö. Ekonomichefen behöver enkelt kunna få fram rapporter som bygger på pålitlig data för att anpassa verksamheten med välgrundade beslut. Och IT-chefen behöver snabbt kunna hantera verksamhetens behov och hitta tekniska lösningar som hjälper verksamheten att utvecklas framåt.

I den här artikeln diskuterar vi hur nästa generations ERP-lösningar erbjuder ännu mer sofistikerade funktioner än någonsin tidigare, t.ex. artificiell intelligens (AI), maskininlärning (ML), prediktiv analys och molnbaserade tjänster. Det är funktioner som kan ge företag djupare insikter i verksamheten och möjlighet att fatta mer välgrundade beslut för ökad lönsamhet.

Vad är en ERP-lösning och hur gynnar det företag?

Enterprise Resource Planning (ERP) är omfattande affärssystem med integrerade applikationer som hjälper företag att hantera sin verksamhet, sina resurser och data på ett effektivt och centraliserat sätt. Några vanliga moderna och framtidssäkrade ERP-lösningar för medelstora företag är Microsoft Business Central, SAP Business One och Oracle NetSuite.

Fördelar med moderna affärssystem

Skalbarhet och flexibilitet

Nästa generations affärssystem utmärker sig genom sin imponerande skalbarhet, vilket gör dem kapabla att växa och anpassa sig efter företagets behov. Oavsett om det handlar om att hantera ökande transaktionsvolymer, expandera till nya marknader, nya erbjudanden, affärsmodeller eller inkludera fler användare och enheter, är de här systemen flexibla nog att enkelt uppgraderas och hantera den ökade komplexiteten och belastningen. Det ger en kraftfull tillväxtplattform utan att kräva kostsamma och omfattande uppgraderingar.

Dessutom utmärker sig dessa system genom sin ökade flexibilitet. Moderna affärssystem är inte längre stela och oföränderliga, utan de kan konfigureras och anpassas för att stödja unika affärsmodeller och arbetsflöden. System uppgraderas löpande utan att anpassningar behöver göras om. Genom att använda flexibla verktyg och konfigurationsalternativ kan skräddarsydda lösningar skapas som uppfyller specifika krav. På det viset undviker man att fastna i förutbestämda strukturer och istället får man en smidig och anpassningsbar arbetsmiljö.

En viktig faktor som bidrar till ökad skalbarhet och flexibilitet är att många av de nyare affärssystemen är molnbaserade. Genom att undvika behovet av att investera i och underhålla egen hårdvara kan företag dra nytta av molnplattformens resurser. Dessutom möjliggör molnbaserade system enkel samarbete och inkludering av kollegor från olika geografiska områden, vilket ger ökad flexibilitet och möjlighet att dra nytta av en global arbetskraft.

Ny teknologi möjliggör prediktiv analys

Med hjälp av avancerade algoritmer kan moderna affärssystem hjälpa oss att analysera och tolka data på ett sätt som går långt utöver vad mänskliga analytiker kan åstadkomma. Istället för att som vi människor ofta gör, se siffror från förra månaden och agera reaktivt, blir det nu möjligt att få en prediktiv analys och arbeta proaktivt.

Artificial Intelligence (AI) och maskininlärning (ML)

AI och ML i de nya affärssystemen kan avslöja dolda mönster och trender i stora och komplexa datamängder. Genom att analysera data från olika källor kan systemet identifiera samband och särdrag som kanske inte är uppenbara för människor.

AI-baserade affärssystem kan också dra nytta av historiska data och avancerade algoritmer för att göra prediktiva analyser och förutsägelser om framtida händelser och trender. Genom att förutse kundbeteenden, efterfrågan på produkter, lagerbehov och andra viktiga faktorer kan företag proaktivt anpassa sin verksamhet och fatta informerade beslut.

En annan fördel med AI och ML är möjligheten att analysera och förutsäga individuella preferenser och behov hos kunderna. Genom att analysera kunddata och beteendemönster kan systemet skapa skräddarsydda erbjudanden, rekommendationer och marknadsföringskampanjer som är relevanta och engagerande för varje enskild kund.

AI och ML kan också automatisera och påskynda beslutsfattandet. Genom att analysera och tolka data i realtid går det snabbt att generera relevanta och precisa insikter som stöd för beslutsfattande. Microsoft AI Copilot som blir en del av Microsoft Business Central är ett bra exempel på hur AI kan användas som en del av affärssystemet för att automatisera och förenkla arbetet och därmed sänka kostnader.

Förbättrade integrationsmöjligheter

Genom att kunna integrera med olika system, applikationer och datakällor, blir de moderna affärssystemen en sammanhängande och sömlös arbetsmiljö som främjar effektivitet och produktivitet.

Med en holistisk bild i realtid som visar hur det faktiskt ser ut just nu, blir det mycket lättare att agera snabbt och precist. Till exempel kan försäljningsdata från en CRM-system integreras med ekonomidata från ett ERP-system för att få en komplett översikt över företagets intäkter, kostnader och vinst just nu.
Genom integration underlättas också automatisering av arbetsflöden och processer över olika system och avdelningar. Det minskar manuella arbetsuppgifter, eliminerar dubbelarbete och ökar effektiviteten. Till exempel kan en kundorder automatiskt generera en faktura i ERP-systemet och uppdatera lagerstatus i lagerhanteringssystemet.

Integration med kommunikationsverktyg som e-post, chatt och videokonferenser bidrar också till smidigare och effektivare arbetmiljö. Det går lättare att samarbeta i projekt om kommunikation kan loggas och sparas på projektet och det finns delad åtkomst till dokument och information.

Ökad säkerhet

I de flesta nyare affärssystem finns mer avancerade krypteringsmetoder och säkerhetsprotokoll för att skydda data och information. Känslig information såsom kunddata, finansiella uppgifter och affärshemligheter krypteras under lagring och överföring för att förhindra obehörig åtkomst och dataintrång. Det minimerar risken för datastöld, identitetsstöld och förlust av förtroende från kunder och intressenter.

Vidare inkluderas ofta mer avancerade autentiserings- och behörighetskontrollfunktioner där användare autentiserar sig genom flerfaktorsautentisering (MFA) eller biometriska identifieringar för att få åtkomst. Administratörer kan också definiera och hantera behörigheter för varje användare eller användargrupp, vilket säkerställer att endast behöriga individer har tillgång till specifika data och funktioner.

Som vi tidigare nämnt är många av de moderna affärssystemen molnbaserade. Då erbjuds vanligtvis inbyggd säkerhetskopiering och dataskyddsfunktioner på köpet. Data lagras och säkerhetskopieras automatiskt på molnservern, vilket minskar risken för dataförlust vid exempelvis tekniska fel eller katastrofer. Dessutom tar molnbaserade plattformar ofta också eget ansvar för säkerhet och datasäkerhet, inklusive kryptering, brandväggar och kontinuerlig övervakning av säkerhetshot, vilket ger en ännu högre nivå av dataskydd.

Bättre användarvänlighet

Ett modernt affärssystem är intuitivt med en logisk layout och tydliga ikoner och menyer som minska inlärningskurvan och behovet av utbildning. Användarna ska snabbt och smidigt navigera genom systemet och utföra sina arbetsuppgifter utan onödig förvirring eller tidsförlust.

Det ska också finnas möjlighet att anpassa och konfigurera systemet efter sina egna behov. Genom att tillåta personliga inställningar, som anpassning av gränssnittet, visningspreferenser och arbetsflödesinställningar, kan användarna skapa en arbetsmiljö som passar deras specifika arbetsstil och preferenser. Det ökar ofta produktiviteten och engagemanget när anställda känner ägandeskap och kontroll över systemet.

Molnbaserade affärssystem förbättrar också användarvänligheten på så vis att användare enkelt kommer åt att använda systemet från olika platser och enheter. Allt som krävs är en internetuppkoppling. Ett modernt affärssystem ska man kunna ha med ute på fältet och jobba i via laptop, mobil eller platta.

Välkommen att diskutera moderna affärssystem med oss

Vi på Navcite jobbar med att konsultera, implementera och underhålla affärssystem för medelstora till stora företag som finns inom ett flertal branscher så som tillverkning, distribution, projekt. Vi upplever att framgången kommer till dem som lyckas med att bli data-drivna på riktigt och kan mäta och följa upp verksamheten för att göra snabba justeringar och matcha marknadens svängningar.

Kontakta oss, så pratar vi mer om ditt företags unika behov.