Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto ei tarkoita vain prosessien kartoittamista tai datan siirtämistä. Jotta järjestelmästä tulisi luonnollinen ja arvokas osa arkea, tarvitaan jotain enemmän: käyttäjäkokemus, joka tuntuu yksinkertaiselta, loogiselta ja merkitykselliseltä. Keskustelimme kollegamme Freja Borgemon, M3-liiketoimintakonsultin, kanssa siitä, miten M3:sta tehdään käyttäjäystävällisempi – ja miksi se on niin tärkeää.
”Käyttäjän ei pitäisi tarvita lukea käyttöohjetta tai kysyä kollegalta ymmärtääkseen järjestelmää. Pitäisi olla itsestään selvää, mistä löytää tarvitsemansa.”.
Tämä on selkeä tavoite, mutta ei aina helppo saavuttaa – varsinkaan niin laajassa ja tehokkaassa järjestelmässä kuin M3. Siksi käyttäjäystävällisyys on otettava huomioon alusta alkaen – ei vasta lopuksi.
Mitä käyttäjäystävällisyys tarkoittaa M3:ssa – käytännössä?
Kun Frejalta kysytään, mitä käyttäjäystävällisyys tarkoittaa M3-käyttäjille tänä päivänä, kyse on selkeydestä ja tuttuudesta.
”Se alkaa siitä, että M3:een on luotu oma ilme. Tämä tarkoittaa yhteisiä standardeja valikoille, pikanäppäimille ja personoinneille. Se tekee käyttöliittymästä helposti ymmärrettävän – riippumatta käyttäjän roolista.”
Selkeä työtila, jossa on vain muutama, huolellisesti valittu widget, voi riittää pitkälle. Sen sijaan, että käyttäjä käyttäisi aikaa valikoiden selaamiseen, hänen tulisi päätyä suoraan ympäristöön, jossa tärkein tieto on jo näkyvissä.
”Tavoitteena on, että käyttäjä näkee nopeasti, mitä pitää tehdä. Ehkä tilaus on myöhässä, kentässä on virheellinen arvo tai prosessi on pysähtynyt. Tällaisen tiedon ei pitäisi vaatia etsimistä – sen tulisi näkyä heti.”
Hyvät työtilat eivät ole kapeita – ne ovat älykkäitä
Yleinen oletus on, että jokainen rooli tarvitsee oman työtilansa. Mutta Frejan mukaan kyse on enemmän yhteisestä ajattelusta ja siitä, miten organisaatio oikeasti toimii.
”Kannatan sitä, että kaikilla on yhteinen työtila, johon päädytään kirjautumisen jälkeen. Sen ei tarvitse olla roolikohtainen – mutta sen tulee olla merkityksellinen.”
Widgetien, kuten M3-valikon ja M3-tiedonvalvonnan, avulla työtila voidaan konfiguroida niin, että käyttäjä saa suoraan pääsyn tärkeimpiin ohjelmiin ja yleiskuvan hoidettavista asioista. Lisäksi sijoittamalla samankaltaiset valikot yhteen näkymään, käyttäjän ei tarvitse hypätä eri näkymien välillä.
Näin käytämme pikanäppäimiä ja ehtopohjaisia muotoiluja
Kaksi työkalua, jotka usein tekevät suuren eron arjessa, ovat pikanäppäimet ja ehtopohjaiset muotoilut.
”Pikanäppäimet auttavat ohjaamaan käyttäjää prosessin läpi. Esimerkiksi voidaan luoda otsikoita, jotka näyttävät työnkulun vaiheet, mikä helpottaa ymmärtämään, mitä tehdään ja missä järjestyksessä.”
Ehtopohjainen muotoilu tarkoittaa tärkeän tiedon visualisointia värien, symbolien tai tekstimuutosten avulla.
”Yksinkertainen esimerkki on punaisella merkitty päivämääräkenttä, jos tilaus on myöhässä. Tai tilan näyttäminen värillisillä symboleilla. Pienet yksityiskohdat, jotka auttavat havaitsemaan tärkeät asiat – suoraan näkymässä.”
Standardit + palaute = pitkäaikainen vaikutus
Jotta asetukset säilyvät ajan myötä, tarvitaan rakennetta. Freja suosittelee, että alusta alkaen luodaan yhteiset standardit työtilojen ja personointien rakentamiseen.
”Esimerkiksi valikkowidget sijoitetaan aina oikealle, tai pikanäppäinvalikoissa otsikkona käytetään aina toimintoa. Tällaiset yksityiskohdat luovat yhtenäisen tunteen – mikä helpottaa järjestelmän käyttöä riippumatta siitä, missä osassa työskennellään.”
Mutta standardin luominen ei riitä – sitä on myös kehitettävä. Siksi on tärkeää kerätä palautetta käyttäjiltä.
”Ajan myötä organisaatio muuttuu. Ja Infor julkaisee jatkuvasti uusia toimintoja. Siksi jonkun on seurattava versiojulkaisuja, ja on oltava rakenne parannusehdotusten keräämiseksi. Se voi olla portaali tai yksinkertainen käytäntö – tärkeintä on, että palaute otetaan vastaan.”
Käyttäjäystävällisyys voi olla ratkaiseva tekijä
Kun puhutaan onnistuneista käyttöönotoista, mainitaan usein teknologia, budjetti ja projektinhallinta. Mutta joskus juuri käyttöliittymän pienet yksityiskohdat tekevät suurimman eron.
”Usein olen maininnut asiakkaalle toiminnon, jota he eivät tienneet – ja yhtäkkiä he näkevät järjestelmän aivan uudella tavalla. He näkevät uusia mahdollisuuksia, uusia työtapoja. Se on hienoa..”
Käyttäjäystävällisen M3:n luominen vaatii hieman työtä – mutta se kannattaa. Sekä tehokkaampina työnkulkuina että tyytyväisempinä käyttäjinä.
