Näin Sonepar Global Sourcing Europe yksinkertaistaa tiedonvaihtoa Navciten NAIS-integraatioalustan avulla.

Across Europe, Sonepar Global Sourcing Europe (SGSE) works closely with operating companies that depend on accurate and timely information. But with business documents exchanged through emails, spreadsheets and PDFs, everyday processes required significant manual effort. Together with Navcite, SGSE set out to change that – creating more automated, reliable and standardized information flows.

Haaste – kun manuaaliset prosessit hidastavat toimintaa

Ennen EDI-ratkaisun käyttöönottoa SGSE hyödynsi sähköpostia, taulukkolaskentatiedostoja, PDF-dokumentteja ja muita manuaalisia kanavia liiketoiminta-asiakirjojen vaihtamiseen.

Eri maiden vaihtelevat toimintatavat ja viestintämenetelmät tekivät tapahtumien käsittelystä aikaa vievää, lisäsivät inhimillisten virheiden riskiä ja heikensivät tiedonkulun läpinäkyvyyttä SGSE:n ja sen operatiivisten yhtiöiden välillä. Tapahtumamäärien kasvaessa myös tarve tehokkaammille ja skaalautuvammille toimintatavoille lisääntyi.

SGSE tarvitsi muutakin kuin nopeamman tavan vaihtaa asiakirjoja. Hanke oli osa yhtiön laajempaa digitaalista kehitystä, jonka tavoitteena oli vahvistaa yhteistyötä ja luoda luotettava, yhtenäinen perusta tiedonvaihdolle sen eri puolilla Eurooppaa toimivien yhtiöiden välillä.

Ratkaisu – NAIS yhdistää yritykset

SGSE otti yhdessä Navciten kanssa käyttöön EDI-ratkaisun, joka perustuu Navciten Microsoft Azure -pilvialustalle rakennettuun NAIS-integraatioalustaan (Navcite Azure Integration Services).

Ratkaisu mahdollistaa keskeisten liiketoiminta-asiakirjojen, kuten ostotilausten, tilausvahvistusten, lähetysilmoitusten ja laskujen, automaattisen tiedonsiirron SGSE:n ja mukana olevien operatiivisten yhtiöiden välillä.

Manuaalisen asiakirjojen käsittelyn sijaan tiedot siirtyvät nyt automaattisesti järjestelmien välillä. Tämä yhtenäistää toimintatapoja ja vähentää manuaalisen työn tarvetta.

Instead of relying on manual document handling, information can now move automatically between connected systems. This creates a more consistent way of working while reducing the need for manual intervention.

Standardoidun integraatiomallin ansiosta myös uusien operatiivisten yhtiöiden liittäminen osaksi ratkaisua on helpompaa liiketoiminnan tarpeiden kehittyessä. Navcite on tehnyt tiivistä yhteistyötä SGSE:n kanssa koko käyttöönottoprosessin ajan kehittäen ja ottaen käyttöön EDI-integraatioita useissa Soneparin operatiivisissa yhtiöissä. Navciten tiimi on hyödyntänyt vahvaa käytännön EDI-osaamistaan ja tarjonnut nopeaa ja asiantuntevaa tukea testauksessa, ongelmatilanteiden ratkaisemisessa sekä uusien integraatioiden käyttöönotossa.

Liiketoiminnan tarpeiden kehittyessä yhteistyössä keskitytään edelleen integraatioiden mukauttamiseen ja laajentamiseen SGSE:n operatiivisten tarpeiden tukemiseksi.

Erityisen vaikutuksen teki Navciten käytännön kokemus EDI-prosesseista sekä heidän kykynsä tukea integraatioiden käyttöönottoa SGSE:n ja useiden Soneparin operatiivisten yhtiöiden välillä, Karen Yao, Sonepar Global Sourcing Europe.

Tulokset – vähemmän manuaalista työtä, tehokkaampaa yhteistyötä

EDI-ratkaisu on parantanut tiedonkulkua SGSE:n liiketoimintaprosessien eri vaiheissa, vähentänyt manuaalista työtä, parantanut tietojen oikeellisuutta ja nopeuttanut tapahtumien käsittelyä.

Keskeisiä hyötyjä ovat:

  • Nopeampi tilausten käsittely: Automaattinen asiakirjojen vaihto nopeuttaa tiedonkulkua ja vähentää manuaalisia työvaiheita.
  • Parempi tietojen oikeellisuus: Manuaalisen työn väheneminen pienentää inhimillisten virheiden riskiä. Less manual intervention reduces the risk of human errors.
  • Parempi läpinäkyvyys: Tapahtumien parempi näkyvyys ja jäljitettävyys.
  • Helpompi laajentaminen: Yhtenäinen integraatiomalli helpottaa uusien operatiivisten yhtiöiden liittämistä mukaan.

EDI-alustasta on tullut tärkeä osa SGSE:n digitaalista kehitystä, ja se tukee entistä tehokkaampaa yhteistyötä koko Sonepar-organisaatiossa,, Karen Yao, Sonepar Global Sourcing Europe.

Näiden parannusten lisäksi SGSE on onnistunut yhtenäistämään yhteistyön toimintatapoja Sonepar-organisaation eri yhtiöiden välillä.

Nykyään EDI-alusta on tärkeä osa SGSE:n digitaalista kehitystä. Skaalautuvan integraatiomallin ansiosta organisaatio voi jatkaa uusien operatiivisten yhtiöiden liittämistä järjestelmään, mukautua muuttuviin tarpeisiin ja kehittää entistä tehokkaampia toimintatapoja.

Haluatko yksinkertaistaa yrityksesi integraatioita?

Tutustu siihen, miten NAIS voi yhdistää järjestelmäsi ja automatisoida tiedonkulkua.