När finska livsmedelskoncernen Herkkumaa förvärvade livsmedelsföretaget Björnekulla i Skåne inleddes en av bolagets största moderniseringsresor. På bara fem månader byggde Navcite en molnbaserad lösning, vilket lade grunden för ett helt nytt koncerngemensamt arbetssätt.

Vi har insyn i all data som finns inom koncernen, tillgängligt presenterat i realtid. Även kunderna har märkt skillnad i bland annat ökad servicegrad. Allt gjort inom ramen för budget och tid, vi är väldigt nöjda, säger Atte Rekola, vd på Herkkumaa Group.

Ambitionerna är höga, koncernen ska växa såväl organiskt som med nya förvärv. Så våren 2024 förvärvade Herkkumaa det 110 år svenska livsmedelsvarumärket Björnekulla Food, som bland annat erbjuder inlagda grönsaker, sylt och såser. 

Förvärvet av Björnekulla från ägaren Abdon Food innebar utmaningar. De två bolagen nyttjade två olika affärssystem. Björnekulla använde det föråldrade affärssystemet Navision. Systemet var även fullt av äldre och utdaterade anpassningar, kopplade till den tidigare koncernstrukturen.

Herkkumaa i sin tur använde affärssystemet Lemonsoft, som varken matchade en växande livsmedelskoncerns ambitioner eller höga krav på säkerhet.

Sökte ett affärssystem anpassat för expansion

Herkkumaa sökte flera saker i ett nytt affärssystem:

  • En modern molnlösning som möjliggör samarbete mellan bolagen i Sverige och Finland
  • Anpassad för livsmedelsbranschen och dess leverantörer
  • Hög IT-säkerhet
  • Flexibilitet och möjlighet att enkelt koppla på nya system och mjukvara

Vi vill växa och behöver ett affärssystem och en IT-miljö som stödjer detta och erbjuder flexibilitet. Det ska vara enkelt att koppla in nya bolag i ekosystemet, säger Atte Rekola.

Valet föll på Microsoft Business Central, en plattform väl etablerad inom livsmedelsbranschen, med flexibla tillägg och tydlig skalbarhet. Till hjälp för implementation och integrering valde Herkkumaa IT-experten Navcite, och den externa konsulten Timo Lappalainen.

Valet av Navcite var enkelt. Det var främst den mänskliga faktorn, i samband med Navcites erfarenhet inom livsmedelsindustrin i Finland.

Fyra projekt på rekordtid

Totalt innefattades fyra olika projekt, som till viss del genomfördes parallellt. 

  1. Lyfta ur Björnekullas äldre Navision-miljö från Abdon, till en modern molnbaserad Business Central-lösning
  2. Ekonomibolagen i koncernen, Herkkumaa Holding och Group, flyttades från Lemonsoft till Business Central
  3. Fabriken i Finland, Herkkumaa OY, flyttades från den äldre on-premise lösningen till Business Central
  4. Integrera en tredjepartslösning mellan Björnekullas fabrik och Postnords lager i Sverige

För att skapa en hållbar framtida miljö valde Navcite och Herkkumaa att lämna de gamla och omfattande anpassningarna bakom sig och etablera en ren standardinstallation. Endast affärskritiska funktioner följde med.

Det första projektet, att implementera Business Central hos Björnekulla, agerade som ett skarpt pilotprojekt.

Tidigt visste vi att det skulle tillkomma fler bolag som behövde en ny IT-struktur eller föras in i koncernen. Så integrationerna utformades utefter det, med kontoplaner, rapporteringsverktyg och mallar anpassade för en koncerns behov, säger Markus Lampenius, affärskonsult på Navcite.

Parallellt genomfördes även ett integrationsprojekt med Herkkumaa Group och Herkkumaa Holding, två mindre ekonomibolag, där Business Central implementerades. Här berördes främst ekonomifunktioner såsom bokföring, kontoplaner och lönehantering.

Moderniserade produktionsflöden

En smidig och leveranssäker produktion är centralt för en livsmedelsleverantör. Björnekulla har ett stort lager i svenska Svalöv, Skåne. Herkkumaa har lager i Hämeenlinna, Finland. 

För dessa genomförde Navcite bland annat:

  • En ny EDI-lösning (Electronic Data Interchange), för att övervaka dokument och fakturor
  • Förbättrade order- och produktionsflöden
  • Förenklade lagerprocesser och inventering
  • Bytte ut föråldrade märkningstekniker (exempelvis SSCC-nummer)
  • Byggde tredjepartslogistiklösningar till finska Posti och svenska Postnord

En viktig framgångsfaktor var kommunikationen. Såväl samspelet mellan de tre bolagen och samarbetet med konsulter behövde gå smidigt. Timo Lappalainen blev en central brygga mellan parterna.

Herkkumaas projektledare Timo Lappalainen var en central länk mellan parterna och en av anledningarna till att projektet blev så framgångsrikt” säger Markus Lampenius.

Detta är en stor och viktig satsning från Herkkumaas sida. De sökte en anpassad IT-miljö att växa med. En av nycklarna till att lyckas är kommunikationen, och att matcha Herkkumaas krav och behov med vad som faktiskt är möjligt, säger Timo Lappalainen.

En global standard som förenar koncernen

Koncernen har fått en flexibel plattform som ger stora affärsmässiga fördelar. Mycket tack vare att redan från dag ett format lösningen utifrån Herkkumaas ambition att växa, såväl organiskt som genom uppköp. Bland annat:

  • Samma kontoplan och rapporteringsstruktur används i alla bolag
  • Data och insikter går att dela direkt över hela koncernen
  • Ledningen har bättre insyn och ökad tillgång till beslutsunderlag
  • Ökat samarbete över landsgränser, exempelvis mellan fabriken i Finland och Björnekulla

De konkreta effekterna för organisationen är:

För ledningen

  • Snabbare beslutsprocesser
  • Full transparens över data, produktion och ekonomi
  • Databaserade rapporter som är korrekta och omedelbart tillgängliga
  • Möjlighet att styra och följa upp koncernen som en helhet

Insikten i verksamheten är väldigt mycket bättre idag. Vi har korrekt data, tillgängligt inom en sekund. Förutom det har vi nya Power BI-verktyg och kan dela insikter och dokument med varandra. Detta är en viktig investering för oss där vi redan ser effekt, säger Atte Rekola.

För produktionen

  • Bättre produktions- och inköpsplanering och förbättrad servicenivå
  • Tydlig visualisering av orderflöden
  • Effektivare lagerhantering
  • Starkare kvalitetssäkring direkt i affärssystemet, vilket minskar behov av flera system

För kunderna

  • Mer tillförlitliga leveranser
  • Högre servicegrad
  • Förutsägbar produktion och bättre matchning mot efterfrågan

Vi ser redan värden där vi kan erbjuda större insyn för kunderna och en förbättrad produktionsväg.

Med en modern och skalbar ERP-miljö står Herkkumaa nu rustade för fortsatt tillväxt, fler förvärv och en alltmer datadriven framtid.

Navcite och Timo har gjort ett riktigt bra jobb, vi är väldigt nöjda. Allt genomfört på tid och inom budget, säger Atte Rekola, vd Herkkumaa Group.