Mitä tehdä, kun nykyinen toiminnanohjausjärjestelmä toimii edelleen hyvin, mutta ei välttämättä enää vastaa liiketoiminnan tulevaisuuden tarpeisiin? Laitikselle tämä kysymys oli lähtölaukaus suuremmalle muutokselle. Nyt yritys ottaa seuraavan askeleen yhdessä Navciten kanssa ja siirtyy Infor CloudSuite M3 -järjestelmään. Kyse ei ole pelkästään järjestelmän vaihtamisesta, vaan myös vakiintuneiden toimintatapojen haastamisesta ja tulevaisuuden rakentamisesta.
Toimiva järjestelmä – miksi siis muuttaa mitään?
Laitiksen nykyinen toiminnanohjausjärjestelmä on palvellut yritystä hyvin jo vuosien ajan. Se on vakaa, tuttu ja olennainen osa päivittäistä toimintaa. Järjestelmän elinkaaren lähestyessä loppuaan Laitiksen oli kuitenkin aika katsoa eteenpäin ja investoida ratkaisuun, joka tukee liiketoimintaa myös tulevina vuosina.
Vanha järjestelmämme on ollut erittäin luotettava. Meidän oli kuitenkin katsottava muutama vuosi eteenpäin ja pohdittava, pystyykö nykyinen järjestelmä vastaamaan tulevaisuuden vaatimuksiin, kertoo Laitiksen toimitusjohtaja Mattias Hedlund.
Laitis päätti siirtyä omistajansa KGK jo käytössä olevaan järjestelmäympäristöön. Ratkaisu yhtenäistää konsernin toiminnanohjauksen suuntaa, mutta nostaa samalla esiin laajemman kysymyksen: kun järjestelmäalusta muuttuu, mitkä nykyisistä toimintatavoista kannattaa säilyttää ja mitä olisi syytä ajatella uudelleen?
Mahdollisuus kyseenalaistaa totutut toimintatavat
Laitis oli jo ennen käyttöönottoprojektin käynnistymistä käyttänyt aikaa omien prosessiensa tarkasteluun. Tämä työ auttaa nyt organisaatiota erottamaan liiketoiminnan todelliset tarpeet toimintatavoista, jotka ovat saattaneet säilyä ennallaan lähinnä tottumuksesta.
Olemme tehneet asioita tietyllä tavalla jo pitkään. Tämä projekti on saanut meidät pysähtymään ja kysymään, onko meidän todella tarpeen toimia samalla tavalla myös tulevaisuudessa, Mattias Hedlund sanoo.
Tämä on tärkeä oivallus kaikissa toiminnanohjausjärjestelmien uudistushankkeissa. Tavoitteena ei ole siirtää vanhoja prosesseja sellaisinaan uuteen järjestelmään, vaan ymmärtää, mitä liiketoiminta todella tarvitsee, mikä tuottaa arvoa ja missä asioita voitaisiin tehdä uudella tavalla.
Riittävän lähellä ymmärtääksemme. Riittävän kokeneita haastaaksemme
Laitikselle käyttöönottokumppanin valinnassa oli kyse muustakin kuin järjestelmäosaamisesta. Paikallisuus oli tärkeää, mutta yhtä suuri merkitys oli henkilökohtaisella yhteistyöllä ja sillä, että projektissa mukana olevat ihmiset ymmärtävät liiketoimintaa vaatimusten taustalla.
Läheinen yhteistyö on erityisen arvokasta silloin, kun siihen yhdistyy vahva kokemus. Hyvä käyttöönottokumppani ei vain hyväksy asiakkaan jokaista toivetta sellaisenaan. Sen tehtävänä on ymmärtää, mistä tarpeet kumpuavat, haastaa niitä tarvittaessa ja auttaa asiakasta hahmottamaan eri vaihtoehtojen vaikutukset.
Meidän tehtävämme ei ole siirtää asiakkaan vanhoja toimintatapoja sellaisinaan uuteen järjestelmään. Meidän on ymmärrettävä liiketoimintaa riittävän hyvin, jotta voimme haastaa totuttuja käytäntöjä silloin, kun se tuottaa lisäarvoa, ja suositella parasta etenemistapaa, kertoo Navciten osakas Lars Nordlund.
Tässä näkyvät myös Laitiksen ja Navciten yhteiset arvot. Molemmat arvostavat läheisiä asiakassuhteita ja vastuun kantamista yksittäisiä tehtäviä laajemmin. Navcitelle tämä tarkoittaa asiakkaan arjen ymmärtämistä ja samalla koko käyttöönottoprojektin kokonaisuuden hallintaa.
Liiketoiminnan ymmärtämisestä käytännön toteutukseen
Navcitella lähtökohtana on aina liiketoiminta, ei järjestelmä. Toimintamallimme kattaa asiakkaan koko kehitysmatkan strategisista tavoitteista käyttöönottoon sekä jatkuvaan kehittämiseen ja parantamiseen.
Laitiksen projekti on nyt edennyt käyttöönottovaiheeseen.
Tässä vaiheessa keskeistä on muuttaa liiketoiminnan tuntemus ja tunnistetut tarpeet selkeiksi päätöksiksi ja yhteiseksi suunnaksi. Projektin monimutkaistuessa rakenteen ja suunnitelmallisuuden merkitys korostuu. Niiden on kuitenkin helpotettava projektin etenemistä, ei lisättävä tarpeetonta hallinnollista työtä.
Hyvän käyttöönoton pitäisi tehdä monimutkaisistakin asioista helpommin hallittavia. Asiakkaan on tiedettävä, mitä on päätetty, mitä tapahtuu seuraavaksi ja kuka vastaa asioiden viemisestä eteenpäin, Lars Nordlund sanoo.
Kokemus auttaa löytämään oikean suunnan
Laitiksen liiketoimintaan, prosesseihin ja tarpeisiin perehtyvä alkuvaiheen työ on nyt saatu päätökseen. Laitis tuo projektiin syvällisen ymmärryksen omasta päivittäisestä toiminnastaan. Navcite puolestaan tuo mukanaan M3-asiantuntemusta, kokemusta järjestelmäkäyttöönotoista sekä ulkopuolista näkökulmaa.
Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektissa on harvoin vain yksi teknisesti mahdollinen ratkaisu. Kokemuksen todellinen arvo ei ole kaikkien mahdollisten vaihtoehtojen esittelemisessä, vaan siinä, että asiakasta autetaan ymmärtämään, mikä ratkaisu palvelee parhaiten juuri hänen liiketoimintaansa ja miksi.
Meillä on pitkä lista toiveita siitä, miten asioiden pitäisi toimia. Nyt tarvitsemme rinnallemme kokeneen kumppanin, joka osaa sanoa: tätä ratkaisua suosittelemme, ja nämä asiat tekisimme toisin, Mattias Hedlund kertoo.
Tämä ei tarkoita sitä, että Navcite tekisi liiketoimintaa koskevat päätökset Laitiksen puolesta. Kyse on ymmärryksen ja kokemuksen tuomisesta päätöksenteon tueksi, vakiintuneiden ajattelutapojen haastamisesta tarvittaessa sekä siitä, että päätökset johtavat konkreettiseen edistymiseen.
Tästä matka alkaa
Useimmat toiminnanohjausjärjestelmiin liittyvät asiakastarinat kerrotaan vasta projektin päätyttyä. Uusi järjestelmä on jo käytössä, vaikeat päätökset on tehty ja tuloksia voidaan arvioida jälkikäteen.
Tämä tarina on erilainen.
Seuraamme Laitiksen matkaa käyttöönoton aikana. Käyttöönottokumppanin arvo ei nimittäin näy pelkästään siinä vaiheessa, kun uusi järjestelmä otetaan käyttöön. Se näkyy jo projektin alussa: siinä, miten liiketoiminnan tarpeet ymmärretään, miten vaikeita valintoja käsitellään ja kuinka selkeästi kaikki osapuolet tietävät, mitä seuraavaksi on tehtävä.
Laitiksella rakennetaan nyt perustaa tulevaisuudelle. Totuttuja toimintatapoja kyseenalaistetaan, tulevaisuuden suunta alkaa selkeytyä ja projekti etenee kohti päätöksiä, jotka muovaavat uutta ratkaisua.
Artikkelisarjan seuraavassa osassa palaamme Laitiksen matkaan ja seuraamme, mitä tapahtuu, kun liiketoiminnan tarpeet muuttuvat suosituksiksi ja suositukset alkavat konkretisoitua toimivaksi ratkaisuksi.
