Vad gör man när ERP-systemet fortfarande fungerar – men kanske inte är det rätta systemet för företagets framtida inriktning? För Laitis blev den frågan utgångspunkten för en större förändring. Nu tar företaget, tillsammans med Navcite, nästa steg mot Infor Cloudsuite M3 – där man utmanar invanda arbetssätt och bygger för framtiden.
Ett system som fungerar – och en anledning att förändra
Laitis befintliga ERP-system har fungerat väl för företaget i många år. Det är stabilt, välbekant och djupt integrerat i den dagliga verksamheten. Men eftersom systemet närmar sig slutet av sin livscykel behövde Laitis blicka framåt och investera i en lösning som kan stödja verksamheten under många år framöver.
Vårt gamla system har varit mycket tillförlitligt. Men vi behövde blicka några år framåt och fråga oss om vi hade ett system som skulle kunna uppfylla framtida krav, säger Mattias Hedlund, VD för Laitis.
Laitis beslutade att integreras i ägaren KGK:s befintliga systemmiljö. Detta skapar en gemensam inriktning för ERP-systemet, men väcker samtidigt en mer övergripande fråga: om plattformen förändras, vilka etablerade arbetssätt bör då behållas – och vilka bör omprövas?
En möjlighet att utmana det välbekanta
Redan innan implementeringen inleddes hade Laitis lagt ner tid på att granska sina egna processer. Det arbetet hjälper nu organisationen att skilja på verkliga affärsbehov och rutiner som kanske bara har blivit en vana med tiden.
Vi har gjort saker på ett visst sätt under lång tid. Det här projektet har fått oss att stanna upp och fråga oss om vi verkligen behöver arbeta på det här sättet i framtiden, säger Mattias Hedlund, VD för Laitis.
Det är en viktig distinktion vid varje ERP-omställning. Målet är inte att återskapa gårdagens processer i ett nytt system. Det handlar om att förstå vad verksamheten behöver, vad som skapar värde och var det finns möjligheter att arbeta på ett annat sätt.
Tillräckligt nära för att förstå. Tillräckligt erfaren för att utmana
För Laitis handlade valet av implementeringspartner inte bara om systemkunskap. Det var viktigt att partnern var lokal, men det var lika viktigt med den personliga relationen och att ha personer i projektet som förstår verksamheten bakom kraven.
Denna nära relation blir som mest värdefull när den kombineras med erfarenhet. En stark implementeringspartner bör inte bara bekräfta varje krav. Den bör förstå varför kravet finns, ifrågasätta det när det behövs och hjälpa kunden att se konsekvenserna av olika val.
Vår uppgift är inte att kopiera kundens gamla arbetssätt i ett nytt system. Vi måste förstå verksamheten tillräckligt väl för att kunna ifrågasätta var den skapar värde – och föreslå en väg framåt, säger Lars Nordlund, partner på Navcite.
Det är också här som likheterna mellan Laitis och Navcite blir tydliga. Båda lägger stor vikt vid nära kundrelationer och att ta ansvar som sträcker sig bortom en enskild uppgift. För Navcite innebär det att hålla sig nära den operativa verkligheten samtidigt som man behåller överblicken över den större helheten.
Från affärsförståelse till genomförande
Navcites utgångspunkt är verksamheten, inte systemet. Det övergripande arbetssättet följer kunden från den strategiska inriktningen, via implementeringen och vidare till kontinuerlig förbättring. För Laitis befinner sig projektet nu i implementeringsfasen av den resan.
I det här skedet består utmaningen i att omvandla affärskunskap och krav till tydliga beslut och en genomförbar inriktning. När komplexiteten ökar blir strukturen viktig – men bara om den gör det lättare att navigera i projektet, inte om den medför ytterligare administrativt arbete.
En väl genomförd lösning bör göra det enklare att hantera komplexiteten. Kunden bör veta vad som har beslutats, vad som händer härnäst och vem som ansvarar för att driva processen vidare, säger Lars Nordlund, partner på Navcite.
Erfarenheten bör visa vägen
Det inledande arbetet med att sätta sig in i Laitis verksamhet, processer och krav är nu avslutat. Laitis bidrar med djupgående kunskap om sin dagliga verksamhet. Navcite bidrar med expertis inom M3, erfarenhet av implementering och ett utifrånperspektiv.
Det är sällan så att det bara finns ett enda tekniskt möjligt svar vid en ERP-implementering. Värdet av erfarenhet ligger inte i att presentera alla möjliga alternativ, utan i att hjälpa kunden att förstå vilken väg som är den rätta för verksamheten – och varför.
Vi har en lång lista över hur vi skulle vilja att saker och ting fungerade. Det vi behöver nu är någon med erfarenhet som kan säga: ”Så här rekommenderar vi att man gör – och så här skulle vi göra annorlunda”, säger Mattias Hedlund, VD för Laitis.
Det betyder inte att Navcite fattar Laitis affärsbeslut. Det innebär att bidra med tillräcklig insikt och erfarenhet för att göra dessa beslut tydligare, ifrågasätta antaganden när det behövs och omsätta besluten i framsteg.
Det är här berättelsen börjar
De flesta kundberättelserna om ERP-system berättas i efterhand. Systemet är i drift, de svåra besluten har redan fattats och resultaten kan utvärderas med facit i hand.
Den här berättelsen är annorlunda. Vi följer Laitis under hela implementeringsprocessen – eftersom styrkan hos en implementeringspartner inte bara visar sig vid driftsättningen. Den syns i hur projektet inleds, hur verksamheten förstås, hur svåra beslut hanteras och om de inblandade vet vad som behöver göras härnäst.
För Laitis läggs nu grunden. Etablerade arbetssätt ifrågasätts, den framtida inriktningen blir allt tydligare och genomförandet går mot de beslut som kommer att forma den nya lösningen.
I nästa kapitel återvänder vi till Laitis för att se vad som händer när krav blir rekommendationer – och rekommendationerna börjar bli en lösning.
