Erillisistä järjestelmistä yhtenäiseksi liiketoiminnaksi – Elcolinen muutosmatka

Noin 1 000 työntekijän ja yritysostojen kautta jatkuvan kasvun myötä Elcoline kohtasi monille kasvaville yrityksille tutun haasteen: miten yhdistää eri yhtiöt, järjestelmät ja toimintatavat yhdeksi yhtenäiseksi liiketoimintakokonaisuudeksi.
Yhdessä Euvicin ja Business Central -erikoisosaaja Navciten kanssa Elcoline rakentaa nyt yhtenäistä Microsoft-teknologiaan perustuvaa alustaa, jonka tavoitteena on tehostaa toimintaa, parantaa projektien tuloksellisuuden ja kannattavuuden seurantaa koko konsernissa sekä mahdollistaa nopeampi ja tietoon perustuva päätöksenteko. Samalla luodaan skaalautuva perusta tulevaisuuden kasvulle.

Kasvu toi uusia mahdollisuuksia ja lisäsi monimutkaisuutta

Elcoline tarjoaa teollisuuden teknisiä palveluita vaativista kunnossapito- ja asennustöistä turbiinien, generaattoreiden ja lämmönvaihtimien erikoisosaamiseen Suomessa ja Ruotsissa. Yritys palvelee asiakkaita muun muassa energia-, meri- ja puolustusteollisuudessa sekä prosessiteollisuudessa.

Elcolinen toiminnan laajentuessa yritysostojen myötä organisaatioon tuli uutta osaamista ja uusia valmiuksia. Samalla liiketoiminnan eri osiin muodostui erilaisia prosesseja, järjestelmiä ja raportointikäytäntöjä.

Yhtenäisen kokonaiskuvan muodostaminen edellytti Elcolinella usein tietojen manuaalista kokoamista useista eri järjestelmistä ja Excel-taulukoista.

”Meillä oli useita eri tavoin rakennettuja järjestelmiä. Prosessimme ja tietomme eivät olleet yhtenäisiä, mikä vaikeutti kokonaiskuvan muodostamista”, kertoo Toni Loivakari, Elcoline.

Elcoline tunnisti tarpeen yhtenäisemmille ja skaalautuvammille toimintatavoille. Tavoitteena ei ollut pelkästään korvata olemassa olevia järjestelmiä, vaan luoda yhteinen perusta, joka tukee yhteistyötä, tehostaa toimintaa ja mahdollistaa organisaation jatkuvan kasvun.

Yhtenäinen alusta tulevaisuuden tarpeisiin

Merkittävä osa Elcolinen toiminnasta tapahtuu kentällä, jossa asentajat ja teknikot raportoivat työtunteja, materiaalien käyttöä ja projektien etenemistä työskennellessään asiakkaiden teollisuuskohteissa.

Parantaakseen tiedonkulkua koko organisaatiossa Elcoline on ottanut käyttöön uuden Microsoft-teknologiaan perustuvan liiketoiminta-alustan, jonka ytimenä toimii Business Central. Kokonaisuutta täydentävät kenttätyötä, raportointia ja tiedonhallintaa tukevat sovellukset.

Tavoitteena on luoda yhtenäinen ja saumaton prosessi, joka yhdistää kentällä tehtävän työn projektinhallintaan, palkanlaskentaan, laskutukseen ja talousraportointiin.

”Haluamme tehdä arjesta sujuvampaa sekä työntekijöillemme että koko liiketoiminnalle. Tavoitteenamme on vähentää hallinnollista työtä ja välttää samojen tietojen syöttämistä useisiin eri järjestelmiin”, kertoo Toni Loivakari, Elcoline.

”Haluamme sujuvoittaa sekä työntekijöidemme arkea että koko yrityksen toimintaa. Tavoitteenamme on vähentää hallinnollista työtä ja välttää samojen tietojen kirjaamista useisiin eri järjestelmiin”, kertoo Toni Loivakari, Elcoline.

Elcolinen muutoskumppanina Euvic on vastannut hankkeen koordinoinnista, eri sidosryhmien tavoitteiden yhteensovittamisesta sekä siitä, että teknologiavalinnat tukevat liiketoiminnan pitkän aikavälin tavoitteita.

Työ on ulottunut varsinaista järjestelmäkäyttöönottoa laajemmalle. Keskeisenä tavoitteena on ollut yhtenäistää yritysostojen kautta konserniin liittyneiden yhtiöiden prosesseja ja luoda yhteinen perusta tulevalle kehitykselle.

”Tavoitteena ei ole pelkästään ottaa käyttöön uutta ERP-järjestelmää, vaan luoda yhtenäiset prosessit ja alusta, jotka tukevat Elcolinen jatkuvaa kasvua. Yhdistämällä operatiivisen toiminnan, taloushallinnon ja raportoinnin parannamme koko organisaation läpinäkyvyyttä ja mahdollistamme tehokkaammat toimintatavat”, kertoo Antti Nyrhinen, Euvic.

Hankkeen laajentuessa Euvic vahvisti projektitiimiään kumppaninsa Navciten Business Central -erikoisosaamisella.

Muutosjohtamisen ja erikoisosaamisen yhdistäminen

Laajat liiketoiminnan muutokset edellyttävät eri alojen asiantuntijoiden tiivistä yhteistyötä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Euvic vastaa hankkeen kokonaisjohtamisesta ja muutoksen läpiviennistä, kun taas Navcite tuo projektiin Business Central -erikoisosaamista ja vahvaa kokemusta järjestelmien käyttöönotosta.

Tiiviissä yhteistyössä Elcolinen kanssa tiimit ovat arvioineet prosesseja, tukeneet päätöksentekoa ja toteuttaneet ratkaisuja, jotka vastaavat Elcolinen liiketoiminnan tarpeisiin.

”Navcite on tuonut hankkeeseen arvokasta Business Central -erikoisosaamista, ja yhteinen tiimimme on tehnyt tiivistä yhteistyötä Elcolinen laajemman liiketoiminnan uudistuksen tukemiseksi”, kertoo Antti Nyrhinen, Euvic.

Elcolinelle keskeistä on alusta asti ollut luoda ratkaisuja, jotka tukevat liiketoimintaa kokonaisuutena, sen sijaan että uutta teknologiaa otettaisiin käyttöön vain teknologian itsensä vuoksi.

Yhteinen perusta jatkuvalle kasvulle

Artikkelin kirjoitushetkellä työntekijät ovat hiljattain aloittaneet työskentelyn uudessa järjestelmäympäristössä.

Seuraavassa vaiheessa keskitytään uusien ratkaisujen käyttöönoton vakiinnuttamiseen, käyttäjien tukemiseen ja toimintatapojen jatkuvaan kehittämiseen, kun uudet prosessit tulevat osaksi päivittäistä työtä.

Elcolinelle odotetut hyödyt ulottuvat huomattavasti järjestelmien modernisointia pidemmälle. Tavoitteena on luoda yhtenäisempi organisaatio, jossa tieto on paremmin saatavilla, prosessit ovat yhdenmukaisia ja skaalautuva alusta tukee tulevia yritysostoja sekä pitkäjänteistä kasvua.

”Tässä muutoksessa on kyse vahvemman perustan luomisesta sille, miten toimimme yhtenä yrityksenä. Yhtenäisempien prosessien ja paremman tiedonsaannin ansiosta voimme tukea työntekijöitämme entistä paremmin ja luoda vahvemmat edellytykset tulevalle kasvulle”, kertoo Toni Loivakari, Elcoline.