Kun suomalainen elintarvikekonserni Herkkumaa osti Skånessa sijaitsevan elintarvikealan yrityksen Björnekullan, alkoi yksi yrityksen suurimmista uudistuksista. Navcite rakensi vain viidessä kuukaudessa pilvipohjaisen ratkaisun, joka loi pohjan täysin uudelle konsernin laajuiselle työskentelytavalle.

Meillä on käsitys kaikista konsernissa saatavilla olevista tiedoista, jotka esitetään reaaliajassa. Myös asiakkaat ovat huomanneet eron, esimerkiksi parantuneessa palvelutasossa. Kaikki tehdään budjetissa ja aikataulussa, olemme erittäin tyytyväisiä”, sanoo Herkkumaa Groupin toimitusjohtaja Atte Rekola.

Tavoitteet ovat korkealla, ja ryhmä kasvaa sekä orgaanisesti että uusien yritysostojen avulla. Niinpä Herkkumaa osti keväällä 2024 110 vuotta vanhan ruotsalaisen elintarvikemerkin Björnekulla Foodin, joka tarjoaa muun muassa suolakurkkuja, hilloja ja kastikkeita.

Björnekullan ostaminen omistajalta Abdon Foodilta toi mukanaan haasteita. Yritykset käyttivät kahta eri liiketoimintajärjestelmää. Björnekulla käytti vanhentunutta Navision-liiketoimintajärjestelmää. Järjestelmä oli myös täynnä vanhempia ja vanhentuneita räätälöintejä, jotka liittyivät aiempaan konsernirakenteeseen.

Herkkumaa puolestaan käytti Lemonsoft-toiminnanohjausjärjestelmää, joka ei vastannut kasvavan elintarvikekonsernin kunnianhimoisia tavoitteita eikä korkeita turvallisuusvaatimuksia.

Etsitkö laajennusta varten räätälöityä toiminnanohjausjärjestelmää?

Herkkumaa etsi uudelta toiminnanohjausjärjestelmältä useita asioita:

  • Nykyaikainen pilviratkaisu, joka mahdollistaa yritysten välisen yhteistyön Ruotsissa ja Suomessa.
  • Räätälöity elintarviketeollisuudelle ja sen tavarantoimittajille.
  • Korkea tietoturva
  • Joustavuus ja kyky siirtyä helposti uusiin järjestelmiin ja ohjelmistoihin.

“Haluamme kasvaa ja tarvitsemme liiketoimintajärjestelmän ja IT-ympäristön, joka tukee tätä ja tarjoaa joustavuutta. Uusien yritysten liittäminen ekosysteemiin pitäisi olla helppoa”, Atte Rekola sanoo.

Valinta osui Microsoft Business Centraliin, joka on elintarviketeollisuudessa vakiintunut alusta, jossa on joustavia lisäosia ja selkeä skaalautuvuus. Toteutuksen ja integroinnin avuksi Herkkumaa valitsi IT-asiantuntija Navciten ja ulkopuolisen konsultin Timo Lappalaisen.

Navciten valinta oli helppo. Kyse oli lähinnä inhimillisestä tekijästä ja Navciten kokemuksesta elintarviketeollisuudessa Suomessa.

Neljä hanketta ennätysajassa

Hankkeeseen osallistui yhteensä neljä eri hanketta, joista osa toteutettiin rinnakkain.

  1. Björnekullan vanhasta Navision-ympäristöstä Abdonista siirtyminen nykyaikaiseen pilvipohjaiseen Business Central -ratkaisuun.
  2. Konsernin rahoitusyhtiöt, Herkkumaa Holding ja Group, siirrettiin Lemonsoftista Business Centraliin.
  3. Suomessa sijaitseva Herkkumaa OY:n tehdas siirrettiin vanhemmasta on-premise-ratkaisusta Business Centraliin.
  4. Integroidaan kolmannen osapuolen ratkaisu Björnekullan tehtaan ja Postnordin Ruotsin varaston välille.

Kestävän tulevaisuuden ympäristön luomiseksi Navcite ja Herkkumaa päättivät jättää vanhat ja laajat räätälöinnit taakseen ja perustaa puhtaan vakioasennuksen. Mukaan otettiin vain liiketoimintakriittiset toiminnot.

Ensimmäinen hanke, Business Centralin toteuttaminen Björnekullassa, toimi elävänä pilottihankkeena.

“Tiesimme jo varhaisessa vaiheessa, että tulisi lisää yrityksiä, jotka tarvitsisivat uuden tietotekniikkarakenteen tai jotka pitäisi liittää konserniin. Niinpä integraatiot suunniteltiin sen mukaisesti, ja tilikartat, raportointityökalut ja mallit mukautettiin konsernin tarpeisiin”, sanoo Markus Lampenius, Navciten liiketoimintakonsultti.

Samanaikaisesti toteutettiin myös integraatiohanke Herkkumaa Groupin ja Herkkumaa Holdingin kanssa, jotka ovat kaksi pienempää rahoitusalan yritystä ja joissa Business Central otettiin käyttöön. Tämä koski pääasiassa taloudellisia toimintoja, kuten kirjanpitoa, tilikarttoja ja palkkahallintoa.

Nykyaikaiset tuotantovirrat

Sujuva ja luotettava tuotanto on elintarviketoimittajalle keskeistä. Björnekullalla on suuri varasto Svalövissa, Skånessa, Ruotsissa. Herkkumalla on varasto Hämeenlinnassa.

Näitä varten Navcite toteutti muun muassa:

  • Uusi EDI-ratkaisu (Electronic Data Interchange) asiakirjojen ja laskujen seurantaan.
  • Paremmat tilaus- ja tuotantovirrat
  • Yksinkertaistetut varastoprosessit ja inventaario
  • Korvataan vanhentuneet merkintätavat (esim. SSCC-numero).
  • Rakensi kolmannen osapuolen logistiikkaratkaisuja suomalaiselle Postille ja ruotsalaiselle Postnordille.

Keskeinen menestystekijä oli viestintä. Sekä kolmen yrityksen välisen vuorovaikutuksen että konsulttien kanssa tehtävän yhteistyön oli sujuttava ongelmitta. Timo Lappalaisesta tuli keskeinen silta osapuolten välillä.

Herkkumaan projektipäällikkö Timo Lappalainen oli keskeinen linkki osapuolten välillä ja yksi syy hankkeen onnistumiseen”, Lampenius sanoo.

Kyseessä on suuri ja tärkeä investointi Herkkumaalle. He etsivät räätälöityä IT-ympäristöä, jonka avulla he voivat kasvaa. Yksi onnistumisen avaimista on kommunikaatio ja Herkkumaan vaatimusten ja tarpeiden yhteensovittaminen sen kanssa, mikä on todellisuudessa mahdollista, sanoo Timo Lappalainen.

Ryhmää yhdistävä maailmanlaajuinen standardi

Konsernilla on joustava alusta, joka tarjoaa merkittäviä liiketoimintaetuja. Tämä johtuu suurelta osin siitä, että ratkaisun on alusta alkaen muovannut Herkkumaan kunnianhimoinen pyrkimys kasvaa sekä orgaanisesti että yritysostojen kautta. Muun muassa:

  • Kaikissa yrityksissä käytetään samaa tilikarttaa ja raportointirakennetta.
  • Tietoja ja oivalluksia voidaan jakaa suoraan koko ryhmän kesken.
  • Johdon avoimuus ja päätöksentekoon liittyvien tietojen saanti lisääntyy
  • Rajat ylittävän yhteistyön lisääminen, esimerkiksi Suomen ja Porin tehtaan välillä.

Konkreettiset vaikutukset organisaatioon ovat seuraavat:

Hallintoa varten

  • Nopeammat päätöksentekoprosessit
  • Tietojen, tuotannon ja rahoituksen täysi avoimuus
  • Tietoihin perustuvat raportit, jotka ovat tarkkoja ja välittömästi saatavilla
  • Kyky johtaa ja valvoa koko ryhmää.

Nykyään on paljon parempi käsitys liiketoiminnasta. Meillä on tarkat tiedot, jotka ovat saatavilla sekunnissa. Lisäksi meillä on uudet Power BI -työkalut ja voimme jakaa näkemyksiä ja asiakirjoja keskenämme. Tämä on meille tärkeä investointi, jonka vaikutukset näemme jo nyt”, Atte Rekola sanoo.

Tuotantoa varten

  • Parempi tuotannon ja hankintojen suunnittelu ja parempi palvelutaso
  • Tilausvirtojen selkeä visualisointi
  • Tehokkaampi varastonhallinta
  • Vahvempi laadunvarmistus suoraan liiketoimintajärjestelmässä, mikä vähentää useiden järjestelmien tarvetta.

Asiakkaille

  • Luotettavammat toimitukset
  • Korkeampi palvelutaso
  • Ennakoitavissa oleva tuotanto ja parempi kysyntään vastaaminen

Näemme jo nyt arvoa, kun voimme tarjota asiakkaille suurempaa avoimuutta ja parempaa tuotantoreittiä.

Modernin ja skaalautuvan toiminnanohjausympäristön ansiosta Herkkumaa on nyt varustautunut jatkuvaan kasvuun, uusiin yritysostoihin ja yhä enemmän tietoon perustuvaan tulevaisuuteen.

Navcite ja Timo ovat tehneet todella hyvää työtä, olemme erittäin tyytyväisiä. Kaikki valmistui aikataulussa ja budjetissa”, sanoo Herkkumaa Groupin toimitusjohtaja Atte Rekola.